Conoce los documentos equivalentes a la factura electrónica en Colombia
En Colombia y a partir de la Resolución 165 emitida por la DIAN en noviembre de 2023, los Grandes Contribuyentes que sean facturadores electrónicos y emitan tiquetes de máquina registradora con sistema POS como soporte de las ventas, deberán implementar el nuevo POS electrónico.
Según lo menciona la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN “El documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS’ permitirá al adquirente soportar los impuestos descontables de IVA, costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, siempre y cuando el documento identifique al comprador con el nombre o razón social y su número de identificación o NIT.”1 Es por esta razón que quienes estén obligados a llevar a cabo la transición y aquellos que decidan implementar el documento equivalente electrónico deberán conocer y llevar a cabo está adaptación electrónica en las fechas establecidas en la resolución de noviembre.
Cuando se habla de facturación electrónica en Colombia, no sólo se refiere a la famosa factura electrónica, sino que existe una variedad de documentos equivalentes que también tienen plena validez legal y probatoria. Es importante conocerlos bien:
Documento Equivalente Electrónico (DEE): Es el documento estrella, sustituto digital de la factura física. Cumple con todos los requisitos exigidos por la DIAN. Se utiliza para respaldar operaciones de venta de bienes o servicios.
Documento Equivalente Electrónico para Operaciones Cambiarias (DEOC): Creado para soportar el movimiento de divisas en operaciones de comercio exterior como exportaciones, importaciones, gastos en el extranjero, etc.
Documento Electrónico de Transporte (DET): Su finalidad es acreditar el traslado de mercancías de un lugar a otro, reemplazando así a la tradicional remisión en físico.
Documento Soporte Interno Electrónico: Este documento se emplea para documentar operaciones internas de las empresas como notas crédito, notas débito, remisiones, entre otros movimientos.
Documento de Registro Electrónico: Creado para registrar operaciones de ventas directas o prestarles servicios a consumidores finales, cuando el pago es en efectivo o mecanismos similares.
Documento Equivalente Electrónico de Contingencia: Se expide sólo cuando hay fallas técnicas que impiden emitir el DEE normal. Tiene una vigencia transitoria.
Todos estos documentos deben cumplir con las condiciones y requisitos técnicos establecidos por la legislación tributaria colombiana para su validez. La DIAN supervisa de cerca su correcta implementación.
Es un universo que va más allá de la conocida factura electrónica, con el objetivo de brindar soluciones para distintas necesidades de facturación y movilización de mercancías bajo el gran paraguas de la facturación electrónica.