Desde el 2021, la DIAN exige a las empresas colombianas emitir nómina electrónica como parte de sus obligaciones tributarias. Pero más allá de cumplir con la norma, la implementación de este proceso representa una oportunidad para mejorar la gestión del talento humano, la eficiencia operativa y el control financiero.
En este blog abordamos los principales requisitos, los retos más comunes y las mejores prácticas para implementar nómina electrónica con éxito.
1. ¿Qué es la nómina electrónica?
Es un documento digital que contiene la información relacionada con el pago a los empleados, incluyendo conceptos como salario, bonificaciones, deducciones y aportes a seguridad social. Este documento debe generarse y transmitirse mensualmente a la DIAN.
2. Requisitos clave según la DIAN
- Estar habilitado como emisor electrónico
- Generar el documento soporte de pago de nómina electrónica (y sus notas de ajuste si aplica)
- Firmarlo digitalmente
- Transmitirlo a la DIAN en los plazos establecidos
- Corregir y ajustar cualquier inconsistencia reportada por la DIAN
3. Retos frecuentes al implementar nómina electrónica
- Integración tecnológica entre la solución de nómina y los sistemas internos de RRHH o contabilidad.
- Errores en la calidad de los datos, como NIT, valores incorrectos o deducciones mal calculadas.
- Desconocimiento normativo del equipo administrativo.
- Falta de soporte o acompañamiento técnico por parte del proveedor.
4. Mejores prácticas para una implementación exitosa
- Evaluar la solución adecuada: busca una plataforma que no solo cumpla con la norma, sino que te facilite el proceso y se integre fácilmente con tus sistemas actuales.
- Capacitar al equipo: asegúrate de que talento humano y contabilidad comprendan el proceso y sus responsabilidades.
- Automatizar cruces e informes: una buena solución debe permitirte generar reportes útiles para medios magnéticos, UGPP y auditoría interna.
- Acompañamiento técnico y servicio postventa: elige un proveedor que entienda tus necesidades, esté disponible y te brinde soporte real.
5. ¿Y si ya tengo nómina electrónica implementada?
Vale la pena auditar y revisar cómo está funcionando el proceso. En ESTUPENDO, ofrecemos diagnóstico sin costo para empresas que ya tienen nómina electrónica, pero quieren mejorar su integración, eficiencia o control.
Cumplir con la nómina electrónica es obligatorio, pero hacerlo bien puede transformar la forma en que tu empresa gestiona su recurso más valioso: las personas.
En ESTUPENDO, combinamos experiencia tecnológica estamos integrados con los mejores software de nómina del mercado, acompañamiento cercano y una plataforma robusta para que la nómina deje de ser un dolor de cabeza y se convierta en una ventaja operativa.