“Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.”

El pasado 11 de febrero con la resolución 000013, la DIAN dispuso la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica, y las notas de ajuste que se relacionan con este documento. Los cuales fortalecen y complementan el sistema de factura electrónica en colombia.

Ismary Lara, Gerente general informa a nuestros clientes acerca del contenido de la resolución y responde algunas preguntas frecuentes.

Uno de los objetivos de esta implementación es que los pagos de nómina producto de una relación laboral o de pensión, sean soportes válidos de costos y deducciones del impuesto de renta y complementarios, también cuando corresponda como impuestos descontables en el IVA 

Quienes deben Implementarlo:

Todos los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios que realicen los pagos por una relación laboral, legal y reglamentaria o de pensión, y que deseen descontar dichos pagos en el impuesto de renta o IVA, cuando sea aplicable en cada caso.

Con qué periodicidad se transmiten estos documentos:

Deberá generarse en forma mensual acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.

Los soportes y sus ajustes si existen, deben ser enviados en los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha de origen de la información.

En el caso que existan impedimentos tecnológicos para cumplir con la transmisión de los documentos, el plazo se expandirá por 48 horas más, que empezarán a contar desde el día siguiente al que se establezca el servicio informático electrónico de facturación.

Requisitos del documento soporte electrónico de nómina:  

• Encontrarse denominada como documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
• Nombres, apellidos e identificación del empleado.
• El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
• Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
• Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
• Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
• El valor total pagado al empleado.
• Fecha y hora de generación.
• Medio de pago.
• Firma electrónica.
• Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software

Requisitos del documento de ajustes: Deben emitirse para rectificar o modificar las nóminas electrónicas en caso de error.

• Encontrarse denominada como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Tener asignado un número consecutivo interno.
• El número y la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
• El código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE.
• El tipo de ajuste que se realizó, con la fecha y hora de su diligenciamiento.
• La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.
• Los apellidos, nombres e identificación de las dos partes.
• Firma digital del sujeto encargado de generar el documento de ajuste.
• El CUNE del documento anulado.

Calendario de Implementación: 

1. Calendario de implementación según cantidad de empleados

2. Calendario de implementación permanente: En este caso se trata de las personas que se consideren como nuevos responsables de emitir documentos soportes de pago de nómina electrónica y de ajustes, tendrán un plazo máximo de dos meses luego de la realización de los pagos de nómina.
3. Calendario de implementación para las personas no obligadas a facturar electrónicamente: Las personas que deseen acogerse de manera voluntaria, podrán hacerlo desde el 31 de marzo de 2022, hasta el 31 de mayo de 2022.

Se puede emitir un solo documento consolidado?

No. Según lo dispuesto en el articulo 3 de esta resolución, se emite de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

Se debe solicitar resolución de numeración para soporte de pago de nomina electrónica?

No. Los articulos 5 y 17, informa que el documento, Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.

Cuál es la fecha máxima de entrega para la respectiva validación Dian?

El articulo 8, menciona que deben ser enviados los soportes y sus ajustes si existen en los 10 primeros dias del mes siguiente a la generación de los datos. La norma no especifica si son dias hábiles o calendario por esa razón se entiende que son calendario. 

En la nomina electrónica se reportan los contratos por prestación de servicios?

No. En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial.

Es obligatoria la generación de representación gráfica de docuemento soporte de pago de nomina electrónica?

Según art 24 Las empresas que requieren, podrán expedir representaciones gráficas del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica, en formato digital o impreso, para lo cual, deberán contener la información establecida en los artículos 5 o 17 e incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-

Que tipos de contrato se reportan en el soporte de pago de nómina electrónica?

Se deben reportar los cinco tipos de contrato: Término fijo, Término indefinido, Obra ó labor, aprendizaje, prácticas o pasantias.

Se podrá incluir información adicional a la dispuesta en los articulos 5 y 17?

En el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» se encuentran campos o grupos de campos de información opcional que podrán ser utilizados

Se podrá utilizar la información del sortware de liquidación de nómina?

En estupendo nos integramos con cualquier sistema tecnólogico para obtener la información necesaria en la contrucción del XML, utilizando metodos seguros y agiles que facilitan la implementación de este proyecto.

En que consiste la habilitación?

La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual seencuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la DIAN, este procedimiento consiste en a) Ingresar al servicio informatico electrónico de validación previa de factura electrónica, b) Seleccionar Soporte de pago de nómina electrónica, c) seleccionar el PT, d) Otras actividades.

Acerca de Estupendo

Esdinamico SAS propietaria de Estupendo Colombia, es una compañía aprobada por la Dian para brindar el servicio de facturación electrónica, la cual funciona a través de una plataforma rápida, fácil y 100% SAAS, con altos estándares de seguridad y disponibilidad, asegurando cercania y servicio con sus clientes, procesos libres de errores y entregas puntuales de facturas electrónicas y demás documentos regulados bajo la normativa 2242. Actualmente trabaja con las empresas de mayor referencia en el pais y procesa altos volúmenes de transacciones mensuales sin retraso y con compliance tributario absoluto. 

“Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones.” 

Bogotá, febrero 25 de 2021. En días pasados la Dian emitió la resolución 00012 que específicamente modifica algunos numerales de la resolución 00042 de 2020, es decir actualiza de versión de ficha técnica de factura electrónica, pasando de la versión 1,7 a la versión 1,8. Así mismo se crea la primera versión 1.0 del documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura de venta ó documento equivalente.

Ismary Lara, Gerente general informa a nuestros clientes acerca del contenido de la resolución.  

Principales modificaciones:

En la versión 1.8 de la ficha técnica de factura electrónica se incorporan las modificaciones solicitadas por el sector transporte, cárnicos, profesionales de cambios, fiduciario y notarial.

Artículo 1. Modificar el numeral 14 del artículo 1 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020. En subrayado el texto modificado o adicionado

“14. Contenedor electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y los demás instrumentos y en general la información electrónica derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, cuando fuere del caso. Este instrumento deberá estar firmado digitalmente por el facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.”

Artículo 2. Adición de un inciso 3 al numeral 3 del artículo 11 de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. Adiciónese el inciso 3 al numeral 3 del artículo 11 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, el cual quedará así:

“Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.”

Artículo 3. Modificar el numeral 6 del artículo 11 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020. Modifíquese el numeral 6 del artículo 11 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, el cual quedará así: “6. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el articulo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo. Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo. Es decir no aplica para factura electronica con validación previa con reporte acumulado 

Artículo 4. Adición de un parágrafo al artículo 39 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020. Adiciónese un parágrafo al artículo 39 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, el cual quedará así: 

“Parágrafo: Los sujetos obligados a la utilización del prefijo de que trata el numeral 2 de este artículo, podrán utilizar prefijos de hasta cuatro (4) letras, números o su combinación; en todo caso, podría utilizarse un número menor de prefijos, atendiendo al número de establecimientos de comercio, sedes, oficinas, locales, puntos de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; conforme a lo anterior, las autorizaciones de numeración de facturación expedidas hasta con cuatro (4) letras, números o su combinación tendrán validez.

Artículo 5. Adición del parágrafo 4 al artículo 55 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. Adiciónese el parágrafo 4 al artículo 55 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, así: 

“Parágrafo 4. Para efectos de lo establecido en el inciso segundo y el parágrafo tercero del presente artículo, cuando el adquirente sea facturador electrónico, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá generarse y transmitirse para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en forma electrónica, atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en el anexo técnico proferido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en lo sucesivo “Anexo técnico Documento Soporte” de que trata el título XIV de esta resolución, que contiene los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión y validación electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el citado anexo se deberá adoptar a más tardar el primero (1) de julio de 2021.”

Artículo 6. Modificar el artículo 68 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020. Modifíquese el artículo 68 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, el cual quedará así: 

“Artículo 68. Anexo técnico de factura electrónica de venta. El Anexo técnico de Factura Electrónica de Venta, contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación; cada versión del anexo estará vigente hasta la fecha en que entra en vigencia la nueva versión de conformidad con el artículo 69 de esta resolución. 

Parágrafo. Por medio de la presente resolución se adopta el Anexo técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.8. que reemplaza en su totalidad el «Anexo técnico de factura electrónica de venta» versión 1.7-2020.

Artículo 7. Modificar el inciso primero del artículo 69 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020. Modifíquese el inciso primero del artículo 69 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, el cual quedará así:

“Artículo 69. Divulgación de los Anexos Técnicos y término de adopción. Los Anexos técnicos y sus modificaciones se encuentran publicados en el sitio WEB de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN: about:blankURL de IncrustadoPega un enlace al contenido que quieras mostrar en tu sitio.IncrustarAprende más sobre los incrustados(abre en una nueva pestaña)Lo siento, este contenido no se puede incrustar.Probar de nuevo Convertir a enlace

Artículo 8. Anexo técnico del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. 

El “Anexo técnico Documento Soporte 1.0”, contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión, validación, del documento soporte, por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación. Cada versión del anexo estará vigente hasta la fecha en que entra en vigencia la nueva versión de conformidad con el artículo 69 de la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020

Estupendo, conformó un equipo de trabajo e inició actividades para dar cumplimiento a la nueva norma. Actualmente, está realizando los desarrollos requeridos en nuestra aplicación, sin embargo, liberaremos las fichas técnicas una vez se conozca la versión definitiva del documento y se finalicen las pruebas con la Dian. 

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Acerca de Estupendo Esdinamico SAS propietaria de Estupendo Colombia, es una compañía aprobada por la Dian para brindar el servicio de facturación electrónica, la cual funciona a través de una plataforma rápida, fácil y 100% SAAS, con altos estándares de seguridad y disponibilidad, asegurando cercanía y servicio con sus clientes, procesos libres de errores y entregas puntuales de facturas electrónicas y demás documentos regulados bajo la normativa 2242. Actualmente trabaja con las empresas de mayor referencia en el país y procesa altos volúmenes de transacciones mensuales sin retraso y con compliance tributario absoluto.